Waarom een back-up onmisbaar is voor elke onderwijsinstelling

In een wereld waar cyberdreigingen en menselijke fouten de veiligheid van data voortdurend in gevaar brengen, is een back-up geen luxe, maar een absolute noodzaak. Een recente statistiek laat zien dat maar liefst 58% van de Nederlandse organisaties die in 2023 slachtoffer waren van ransomware, geen back-up had. Dit brengt niet alleen de toegang tot belangrijke gegevens in gevaar, maar kan ook leiden tot lange periodes van downtime en verlies van kostbare informatie.

Hoe zorg je ervoor dat jouw school of onderwijsinstelling bij die 42% hoort die wél klaar is voor het onverwachte? Hier zijn drie belangrijke redenen waarom een goed ingerichte back-up een cruciale rol speelt in het beschermen van je organisatie.

1. Herstel eenvoudig verloren of overschreven bestanden
Het gezegde luidt: “Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt.” Een simpele fout zoals het per ongeluk verwijderen of overschrijven van belangrijke bestanden kan grote gevolgen hebben. Maar met een solide back-upstrategie kun je deze bestanden snel en eenvoudig terugzetten, waardoor kostbare tijd en data wordt bespaard.

2. Houd de controle over je data, altijd en overal
Door regelmatig back-ups te maken en deze op externe locaties op te slaan, behoud je de controle over jouw gegevens, zelfs wanneer er onverwachte problemen zijn. Denk aan situaties waarin je geen toegang hebt tot je werkomgeving, zoals bij een cyberaanval of technische storingen. Met een goede back-up blijven jouw data toegankelijk en is de continuïteit van je werkzaamheden gewaarborgd.

3. Vergeet niet je systeem- en softwareconfiguraties
Veel mensen denken bij een back-up alleen aan data zoals documenten en bestanden, maar het is net zo belangrijk om je systeem- en softwareconfiguraties veilig te stellen. Bij een systeemcrash kunnen deze instellingen cruciaal zijn om snel weer operationeel te zijn. Een back-up van configuraties zorgt ervoor dat je kostbare tijd bespaart en werkprocessen sneller kunt herstellen.

Downtime: Een kostbare vijand

Bij een cyberaanval kan de gemiddelde downtime voor een onderwijsinstelling oplopen tot maar liefst 10 tot 12 dagen. Deze downtime brengt hoge kosten met zich mee, doordat er simpelweg niet gewerkt kan worden. Een betrouwbare back-upoplossing maakt deel uit van een breder beleidsplan voor gegevensbescherming dat je helpt om niet alleen data te beschermen, maar ook om snel weer op te starten na een incident.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een back-upoplossing?

Het kiezen van de juiste back-upoplossing begint niet bij de technologie, maar bij strategie en beleid. Hier zijn drie belangrijke stappen om rekening mee te houden:

1. Weet waar je gegevens staan
   Dit lijkt simpel, maar in de praktijk worden gevoelige gegevens vaak opgeslagen op ongepaste locaties. Zorg voor een goed beleid rond gegevensclassificatie om te voorkomen dat waardevolle data kwetsbaar wordt. Gegevensclassificatie is een belangrijk onderdeel binnen het datamanagementdomein van het Normenkader.
2. Wie heeft toegang tot gegevens?
   Niet alle gegevens hoeven voor iedereen toegankelijk te zijn. Met een autorisatiematrix bepaal je wie toegang heeft tot welke data, gebaseerd op functie en behoefte. Zo beperk je het risico op ongeautoriseerde toegang. Het onderhouden van een autorisatiematrix maakt onderdeel uit van het Normenkader binnen de domeinen Personeelsbeheer en Identity- en Accessmanagement.
3. Technische maatregelen voor bescherming
   Beleid is belangrijk, maar het moet in de praktijk worden toegepast. Technische maatregelen, zoals automatische beperkingen voor het opslaan, bewerken of delen van gegevens, kunnen ervoor zorgen dat gebruikers zich houden aan de regels zonder dat dit extra inspanning van hen vereist.

Een robuuste back-up: De sleutel tot dataveiligheid

Een back-upoplossing is een van de essentiële technische maatregelen voor gegevensbescherming en disaster recovery. Hier zijn enkele cruciale factoren om rekening mee te houden bij het kiezen van een back-up:

• Retentieperiodes: Hoeveel versies worden er bewaard, en hoe lang?
• Opslagcapaciteit: Hoeveel opslagruimte heb je beschikbaar?
• Hersteltijd: Hoe snel kun je gegevens herstellen na een incident?
• Versleuteling: Zijn de gegevens veilig opgeslagen en wie beheert de toegangssleutels?
• Authenticatie: Wie heeft toegang tot de back-up en hoe is deze toegang beveiligd?
• Logging en Alerts: Hoe wordt de activiteit rond de back-up gemonitord, en krijg je tijdig meldingen bij verdachte activiteiten?
• XDR: Is er een koppeling met XDR-systemen mogelijk voor incident- en responsmanagement?