Een opgeruimde klas, maar een doolhof op de computer? Het is vast niet de eerste keer… De klassenmap is op orde, de kasten zien er netjes uit, maar nu ben je op zoek naar dat ene document wat je een tijdje geleden ‘ergens’ hebt opgeslagen. Wist je dat Microsoft 365 hier een makkelijke en snelle oplossing voor heeft? In deze blog helpen we je verder.
In jouw Teams, SharePoint of OneDrive omgeving wil je bestanden snel kunnen vinden. Om dat snel en handig te kunnen doen, kun je de zoekfunctionaliteit gebruiken van jouw Microsoft 365 omgeving. Door op het vergrootglas te klikken in de menubalk van je computer, kun je snel en eenvoudig zoeken naar bestanden op jouw computer:
Werk je online in een browser? Dan kun je bijvoorbeeld zoeken in de SharePoint map:
Geen paniek, jouw bestanden zijn niet zomaar verdwenen of automatisch verwijderd. Misschien heb je per ongeluk een bestand verplaatst en is deze terug te vinden in een andere map. Je kunt door te zoeken in het zoekvenster van OneDrive of SharePoint eenvoudig jouw bestanden terugvinden. Tenzij je een ingewikkelde bestandsnaam hebt gebruikt. Ons advies om zoveel mogelijk het onderwerp van het document te benoemen in de bestandsnaam. Let hierbij wel op de privacy gevoeligheid van bepaalde namen. Gebruik geen namen van leerlingen, medewerkers of andersoortige persoonsgegevens
Gebruik gestandaardiseerde bibliotheek en bestandsnamen, waarbij je overzicht creëert in de chaos van verschillende bestanden en mappen. Dit noemen we ook wel: vaste naamconventie. Door deze structuur aan te brengen, vind je bestanden snel terug en werk je eenduidig in jouw Cloud omgeving. Samen met je collega’s. Dit bespaart veel ‘zoek’ tijd en frustratie!
Dan staan onze consultants voor je klaar om je te helpen in de digitale chaos. Neem contact met ons op via infodesk@derolfgroep.nl.