Google heeft aangekondigd dat scholen vóór maart 2025 moeten beslissen of ze de Aanvullende Services in Google Workspace accepteren. Zonder deze goedkeuring verliezen leerlingen onder de 18 jaar toegang tot diensten zoals YouTube, Google Maps en Google Earth. Dit roept veel vragen op bij scholen. Organisaties zoals SIVON en Privacy op School adviseren om deze diensten niet te accepteren, vanwege mogelijke problemen met de privacywetgeving (AVG). Maar wat betekent dit in de praktijk? En hoe kunnen scholen zich hierop voorbereiden?
Wanneer je als school besluit geen toestemming te geven of deze niet tijdig bevestigt, kunnen bepaalde educatieve tools niet meer worden gebruikt door leerlingen. Denk bijvoorbeeld aan:
Dit kan een impact hebben op de digitale leerervaring van leerlingen en mogelijk extra werk voor leerkrachten betekenen bij het vinden van alternatieve tools.
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is expliciete toestemming nodig voor het verwerken van persoonlijke gegevens, ook bij digitale leermiddelen. Dit betekent voor jou als school dat je jaarlijks moet controleren welke aanvullende Google-services je toestaat en of deze voldoen aan de privacyregels. Daarnaast moet je kunnen bevestigen dat je ouderlijke toestemming hebt verkregen voor het gebruik van aanvullende Google-services door minderjarige leerlingen. Het is belangrijk om deze toestemming goed te documenteren en te bewaren, zodat je altijd kunt aantonen dat je voldoet aan de wettelijke eisen en zorgvuldig omgaat met leerlinggegevens. Google heeft hiervoor aanvullende informatie en een template die je kunt gebruiken. Wij begrijpen echter heel goed dat deze acties praktisch moeilijk uitvoerbaar zijn.
Als ICT-beheerder zijn wij geen partij in het maken van een keuze of je aanvullende Google-services moet blokkeren of niet. Het eigenaarschap van de Google omgeving ligt bij scholen en/of besturen. Wij ondersteunen in het beheer van deze omgevingen, bieden daarin support en/of voeren wijzigingen door.
Sinds augustus 2023 is het beheer van toestemmingen niet langer de verantwoordelijkheid van externe partijen zoals de Rolf groep. Scholen moeten zelf hun instellingen beheren en beslissingen nemen over aanvullende diensten.
Er zijn twee manieren om dit te regelen:
Om aanvullende diensten van Google Workspace for Education te gebruiken, eist Google sinds kort dat scholen eerst toestemming vragen aan ouders. SIVON geeft twee belangrijke redenen waarom dit niet mogelijk is. Als eerste blijkt uit de DPIA die SIVON en SURF hebben uitgevoerd, dat er een hoog privacyrisico is bij gebruik van aanvullende diensten van Google Workspace for Education. Daarnaast is het uitsluiten van leerlingen volgens de wet niet toegestaan. SIVON adviseert net als Privacy op School daarom om géén toestemming te vragen en géén aanvullende diensten in Google Workspace for Education te gebruiken.
Alternatieven zijn niet altijd meteen inzetbaar, omdat ze vaak verwerkt zijn in een digitale leermethode. Daarnaast kan voor alternatieve tools een verwerkersovereenkomst nodig zijn, wat eventueel ook weer een lokale DPIA vereist. Daarom is ons stappenplan voor het gebruik van alternatieven als volgt:
Als ICT-dienstverlener houden wij de ontwikkelingen goed in de gaten en kijken we continu naar de impact hiervan op het onderwijs. Zodra er meer bekend is vanuit SIVON of Google over de aanstaande blokkade van de aanvullende Google-services communiceren we dit middels onze gebruikelijke kanalen.
