Mandy Broekhoff-Koopman is Senior Adviseur KIOO (Kwaliteit en Innovatie Onderwijs en Opvang) bij stichting Floreer. Floreer is een openbare stichting met zestien basisscholen in de gemeente Haarlemmermeer. Zes scholen zijn uitgerust met een opvanglocatie, dus pedagogisch medewerkers en leerkrachten werken intensief samen. Voor de organisatie van een bestuursbrede studiedag die aansluit bij beide doelgroepen riep Floreer de hulp in van de Rolf groep. Mandy vertelt over haar ervaringen.
De studiedag die georganiseerd werd heet ‘Floreer verbindt’ en was erop gericht om de verbinding tussen de medewerkers van het basisonderwijs en de opvang te versterken. Mandy vertelt: “Tijdens de studiedag konden medewerkers ‘gluren bij de buren’. Ze schreven zich in voor twee workshops op tien verschillende locaties. De workshops waren geschikt voor zowel onderwijs als opvang. Denk aan onderwerpen als digitale geletterdheid met AI, interactievaardigheden of werkgeluk. Ongeveer de helft van de workshops werd door onze eigen mensen gegeven, wat een mooie toevoeging was aan de dag.”
“Toen we met de organisatie van de studiedag begonnen, doken we in ons netwerk om te bekijken wie ons zou kunnen ondersteunen bij de organisatie en uitvoering. Van meerdere partijen ontvingen we een voorstel met workshops waar zij mee aan zouden kunnen sluiten en een offerte. Eén van die partijen was de Rolf groep, via de accountmanager die bij ons aangesloten is. Doordat we al bekend waren met de Rolf groep, zij een evenementenafdeling hebben die ook meedacht en er een plan met achttien interessante workshops lag, gingen we in zee met elkaar.”
“Het raamwerk voor de dag stond al, dus de Rolf groep heeft ons ontzorgd door achter de schermen expertise toe te voegen die we zelf niet in huis hadden”, gaat Mandy verder. “Denk aan het maken van een draaiboek, het bijhouden van de administratie, het maken en live zetten van de website voor de studiedag, de aanmeldingsprocedure en het versturen van de mails. Via een communicatiepakket spraken we van tevoren een bepaald bedrag en uren af, dit gaf aan beide kanten duidelijkheid over de verwachtingen. Op de dag zelf waren mensen van de Rolf groep aanwezig om het reilen en zeilen in de gaten te houden en hand- en spandiensten te verrichten. Dat was erg prettig.”
“De studiedag werd heel goed ontvangen”, zegt Mandy. “Er kwamen veel positieve reacties van de deelnemers. Er werd achteraf zelfs naar de presentaties van de workshopleiders gevraagd. De samenwerking met de Rolf groep verliep positief en constructief, we voelden elkaar goed aan. Er werd snel geschakeld en goed meegedacht. De website zat goed in elkaar en de ondersteuning op de dag zelf was prettig.”
Mandy sluit af: “We willen in de toekomst tweejaarlijks een soortgelijke ‘Floreer verbindt’ studiedag organiseren. Enkele aandachtspunten die we in de evaluatie hebben aangegeven werden goed opgepakt, en de dag is goed verlopen. Een volgende studiedag zouden we weer op eenzelfde manier willen organiseren, in samenwerking met de Rolf groep.”